W Polsce zasady dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy są ściśle określone przez przepisy prawa pracy. Kiedy dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi należny ekwiwalent pieniężny. W artykule przyjrzymy się, jakie są zasady wypłaty ekwiwalentu, jak go obliczyć oraz co zrobić, jeśli nie został on wypłacony w terminie.
Jakie są zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?
Zasady dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop są określone w Kodeksie pracy. Według artykułu 171, ekwiwalent należy się pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Prawo to obejmuje zarówno urlop bieżący, jak i zaległy.
Warto podkreślić, że obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie jest uzależniony od rodzaju umowy o pracę ani długości zatrudnienia. Nawet przy krótkotrwałych umowach pracownikowi przysługuje to roszczenie. Co więcej, prawo do ekwiwalentu jest niezależne od trybu rozwiązania umowy, czy to za porozumieniem stron, czy w trybie dyscyplinarnym.
Kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent?
Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w dniu rozwiązania stosunku pracy. Jest to moment, w którym prawo do urlopu wypoczynkowego przekształca się w roszczenie o wypłatę ekwiwalentu. Wypłata w późniejszym terminie jest niezgodna z przepisami i może skutkować koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę.
Jeśli jednak pracownik i pracodawca zawrą kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej, możliwe jest przeniesienie prawa do urlopu na okres obowiązywania nowej umowy. W takim przypadku ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie jest wypłacany, a urlop może być wykorzystany w naturze.
Wyjątki od zasady wypłaty ekwiwalentu
Istnieją sytuacje, w których wypłata ekwiwalentu nie jest obowiązkowa. Jeżeli pracodawca i pracownik postanowią, że urlop niewykorzystany w czasie jednej umowy zostanie wykorzystany w trakcie kolejnej zawartej bezpośrednio po poprzedniej, ekwiwalent nie jest wypłacany. Takie porozumienie jest korzystne dla obu stron, gdyż pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, a pracownik może skorzystać z urlopu w dogodnym dla siebie terminie.
Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu za urlop?
Obliczenie wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest procesem, który wymaga uwzględnienia kilku czynników. Przede wszystkim, należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu, która opiera się na wynagrodzeniu pracownika z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.
W obliczeniu ekwiwalentu stosuje się współczynnik urlopowy, który dla każdego roku kalendarzowego jest inny. Dla roku 2025 współczynnik wynosi 20,83. Aby obliczyć ekwiwalent, należy:
- Ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu.
- Podzielić podstawę przez współczynnik, aby otrzymać stawkę za 1 dzień niewykorzystanego urlopu.
- Podzielić otrzymaną kwotę przez dobową normę czasu pracy pracownika.
- Pomnożyć ekwiwalent za 1 godzinę przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład obliczenia ekwiwalentu
Załóżmy, że pracownik rozwiązał umowę o pracę z końcem stycznia, a jego wynagrodzenie wynosiło 5 900 zł brutto. Współczynnik urlopowy dla 2025 roku wynosi 20,83. Obliczenia będą wyglądały następująco:
- Wyliczenie ekwiwalentu za jeden dzień: 5 900 zł / 20,83 = 283,25 zł
- Wyliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę: 283,25 zł / 8 h = 35,41 zł
- Wyliczenie ekwiwalentu za 5 dni niewykorzystanego urlopu (40 godzin): 35,41 zł x 40 h = 1 416,40 zł
Co zrobić, jeśli ekwiwalent nie został wypłacony?
Jeżeli pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu w terminie, pracownik ma kilka możliwości działania. Może skierować wezwanie do zapłaty do pracodawcy, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpić z pozwem do sądu pracy. Ważne jest, aby pracownik dysponował dowodami potwierdzającymi jego roszczenia.
Wezwanie do zapłaty powinno zawierać informacje o liczbie dni niewykorzystanego urlopu oraz numer konta bankowego, na które pracodawca ma przelać należność. Jeśli pracodawca nie odpowie na wezwanie, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy.
Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy
Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy jest skutecznym sposobem na wyegzekwowanie należnych świadczeń. Inspekcja ma uprawnienia do przeprowadzania kontroli w zakładach pracy i nakładania kar na pracodawców, którzy nie przestrzegają przepisów prawa pracy.
Warto podkreślić, że roszczenie o wypłatę ekwiwalentu ulega przedawnieniu po upływie trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Dlatego ważne jest, aby działać szybko i niezwłocznie podjąć kroki w celu odzyskania należności.
Co warto zapamietać?:
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi w przypadku rozwiązania stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy.
- Pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu w dniu rozwiązania umowy; opóźnienie skutkuje odsetkami za zwłokę.
- Wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z miesiąca przed rozwiązaniem umowy oraz współczynnika urlopowego (dla 2025 roku wynosi 20,83).
- W przypadku niewypłacenia ekwiwalentu, pracownik może wystąpić z wezwaniem do zapłaty, skargą do PIP lub pozwem do sądu pracy.
- Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu przedawnia się po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne.
